経理・総務の業務を効率化する考え方｜ツール導入前に知っておきたいこと

経理や総務の仕事は、
毎月・毎年くり返し発生する業務が多く、
忙しい時期には「とにかく時間が足りない」と感じがちです。

そんなとき、
「便利なツールを入れれば解決するのでは？」
と考える人も多いかもしれません。

ですが、ツール導入の前に
知っておくべき考え方があります。

この記事では、経理・総務の業務を効率化するために、
ツール導入前に押さえておきたい基本の考え方を解説します。

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この記事で分かること

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なぜ経理・総務の業務は忙しくなりやすいのか

経理・総務の業務が忙しくなりやすい理由には、
次のような特徴があります。

これらが重なることで、
「作業に追われる状態」になりやすくなります。

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業務効率化の基本は「ツール」より「整理」

業務効率化というと、
ツール導入が真っ先に思い浮かぶかもしれません。

しかし、いきなりツールを入れても、
思ったほど効果が出ないケースも少なくありません。

まず大切なのは、
今の業務を整理することです。

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まず整理すべき3つのポイント

業務を見直すときは、
次の3点を整理するのがおすすめです。

① 業務の全体像を把握する

② 手作業になっている部分を洗い出す

③ 「本当に必要か」を考える

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ツール導入は「目的」が決まってから

業務を整理したあとに、
はじめてツール導入を検討します。

このとき大切なのは、
ツールを入れること自体が目的にならないことです。

例えば、

など、
「何を楽にしたいのか」を明確にしてから選びましょう。

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効率化を進めるときの注意点

業務効率化を進める際は、
次の点にも注意が必要です。

少しずつ改善を重ねることで、
無理なく効率化を進められます。

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経理・総務の効率化は「積み重ね」

業務効率化は、
一度やって終わりではありません。

この積み重ねが、
日々の負担を少しずつ減らしてくれます。

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まとめ

業務を見直すことで、
経理・総務の仕事はもっと楽に、進めやすくなります。